Servicios de
Gestión de documentos

Gestión de documentos System

El sistema de gestión de información GRM® se ha construido a lo largo de 35 años de servicio a algunas de las empresas más grandes y marcas más conocidas en una variedad de industrias. Durante más de tres décadas, hemos sido la única empresa de administración de documentos con soluciones que abordan cada etapa del ciclo de vida de los documentos: almacenamiento de documentos fuera del sitio, escaneo de documentos, escaneo de correo, copia de seguridad y recuperación en la nube, servicios de trituración y una gran cantidad de soluciones digitales como documentos software de gestión y software de gestión de flujo de trabajo que se entregan a través de nuestra plataforma segura de servicios de contenido basada en la nube.

Soluciones de almacenamiento de documentos & Servicios de escaneo de documentos

Los beneficios de almacenar sus documentos fuera del sitio son muchos. Más allá del beneficio más obvio del espacio liberado, también existe el enorme beneficio de una organización superior y, posteriormente, acceso a lo que necesita cuando lo necesita. Además de que GRM ejecuta un riguroso proceso de inventario y código de barras para cada caja, lo que mejora drásticamente la identificación y la accesibilidad en la mayoría de los casos, GRM también puede hacer que cualquier documento almacenado esté disponible para usted digitalmente, bajo demanda a través de nuestra operación de escaneo interna. Con todo visible y fácil de administrar en nuestro portal de administración de registros e-Access, apreciará rápidamente los beneficios de los servicios de almacenamiento GRM y cuánto se extienden más allá de la simple liberación de espacio.

Software y servicios de gestión de documentos seguros

Contamos con la infraestructura y los protocolos de seguridad para garantizar que sus registros permanezcan seguros, contabilizados y accesibles.

• Más de 3 millones de pies cuadrados de espacio de almacenamiento de documentos fuera del sitio en todo EE. UU.
• Instalaciones climatizadas y sistemas de extinción de incendios de última generación
• Vigilancia de circuito cerrado y personal de seguridad las 24 horas del día, los 7 días de la semana en cada ubicación
• El portal de clientes de acceso electrónico permite un fácil acceso a todos los activos bajo administración y una gran cantidad de otras funciones, como ordenar el escaneo de documentos y pagar facturas.
• El sistema de seguimiento de documentos Precisionplus permite la gestión rápida de documentos y la recuperación de registros a través de códigos de barras únicos
• Almacenamiento seguro en la nube para todos sus activos digitales

Servicios de gestión de documentos GRM y atención al cliente superior

Ya sea que solo necesite recuperar algunos archivos o tenga necesidades únicas y más complejas de servicios de administración de documentos, manejamos todas las solicitudes de los clientes de manera rápida y profesional.

• Equipo de servicio al cliente dedicado y representantes asignados localmente a cada cuenta
• Entrega digital al día siguiente, el mismo día o casi inmediata de cualquiera de sus registros físicos
• Portal de clientes de acceso electrónico disponible para todos los clientes que se utiliza para ver y administrar todos los activos

Reduzca los riesgos de almacenamiento con nuestros servicios de gestión de documentos

Nuestro objetivo es maximizar su información como un activo y minimizarla como un pasivo.

• Almacene sus registros con nosotros y reduzca la posibilidad de dañar, extraviar o destruir sus documentos comerciales críticos.
• Solicite el escaneo de documentos para digitalizar sus registros y respaldarlos en el almacenamiento en la nube.
• Asegúrese de que las copias digitales sean accesibles a lo largo de sus procesos comerciales
• Evitar costes legales, multas y sanciones derivadas de violaciones de la confidencialidad o incumplimiento de las nuevas normativas del sector.

Destrucción de documentos certificados

Las políticas de retención de documentos, la gestión de los mismos y la destrucción certificada son componentes críticos de nuestros servicios de gestión de documentos.

• Administraremos sus políticas de retención de documentos y le informaremos cuándo es seguro deshacerse del inventario almacenado.
• La destrucción de registros se lleva a cabo con nuestra estricta supervisión, generalmente dentro de las 48 horas posteriores a una solicitud de recolección o destrucción.
• Podemos purgar de forma segura la información digital que se encuentra en una variedad de dispositivos, como discos duros, cintas de datos, CD, microfilm y mucho más.
• Contamos con la certificación SOC 2 en todos nuestros procesos de destrucción y somos afiliados de NAID (Asociación Nacional de Destrucción de Información).